Mach deine Pipeline für KI sichtbar.
Jedes KI-Tool für den Vertrieb braucht dieselben drei Dinge: wer deine Kunden sind, was zwischen Interesse und Kauf passiert und ob es funktioniert. Dieser Guide zeigt, wie du jedes davon in Ordnung bringst, in der Reihenfolge, die sich lohnt.
Geh sie in dieser Reihenfolge an. Zuerst die Daten, denn der Prozess baut darauf auf. Dann der Prozess, denn aus ihm kommen die Zahlen. Jeden Schritt kannst du an einem Nachmittag beginnen, und keiner braucht für den Anfang neue Software.
Ein Ort für jeden Kunden.
Wenn deine Kunden über Postfächer, Telefone und Notizbücher verteilt sind, sieht sie kein Tool, und du auch nicht, wenn es stressig wird. Jede Automatisierung fragt zuerst: Wer ist diese Person, und wie hat sie uns gefunden?
An einem Nachmittag starten
- Einen Ort wählenEin einfaches CRM (Attio, HubSpot Free, Pipedrive) oder auch eine gemeinsame Tabelle. Das Tool ist weniger wichtig, als dass es nur eines gibt.
- Alle dort sammelnKontakte aus E-Mail, Telefon und alten Tabellen exportieren. Fang mit allen an, die in den letzten 12 Monaten gekauft oder angefragt haben.
- Doppelte zusammenführenEin Eintrag pro Person. Prüf deine drei letzten Kunden: Taucht einer doppelt auf, erst zusammenführen, dann weiter.
- Ein Feld für die QuelleWoher kam der Kontakt: Empfehlung, LinkedIn, Website, Messe. Bei jedem neuen Kontakt ausfüllen, jedes Mal.
Gut genug heißt
Du exportierst alle Käufer des letzten Jahres in unter zehn Minuten, jeder Kontakt existiert einmal, und du weißt, woher die Neukunden vom letzten Monat kamen.
Was KI dann übernehmen kann
Neue Leads automatisch anreichern, deinen besten Kundentyp erkennen und jedem das passende Follow-up schicken, ohne dass du Listen sortierst.
Nachfassen, das nicht an deinem Gedächtnis hängt.
Viele Aufträge gehen nicht an die Konkurrenz verloren, sondern an Stille: das Angebot, bei dem keiner nachgefasst hat, die Anfrage, die drei Tage liegen blieb. Wenn die Schritte nur in deinem Kopf sind, automatisiert man am Ende Vermutungen.
An einem Nachmittag starten
- Den Weg aufschreibenVom ersten Kontakt bis zur bezahlten Rechnung, in fünf bis sieben Schritten. Anfrage, Antwort, Gespräch, Angebot, Nachfassen, Ja oder Nein.
- Jedem Schritt einen Namen gebenWer macht es, bis wann. Wenn die Antwort immer du bist, ist das das Erste, was sich ändern sollte.
- Eine 24-Stunden-RegelJede Anfrage bekommt innerhalb eines Tages eine erste Antwort, auch wenn du weg bist. Eine Vorlage und eine Abwesenheitsnotiz reichen für den Anfang.
- Notizen in den EintragNach jedem Gespräch drei Zeilen im CRM: was sie brauchen, was du versprochen hast, nächster Schritt mit Datum.
Gut genug heißt
Wärst du eine Woche weg, wüsste jemand anderes, welche Follow-ups fällig sind, und bei jedem Angebot wird nach drei Tagen nachgefasst.
Was KI dann übernehmen kann
Agenten schreiben Antwortentwürfe, fassen bei offenen Angeboten nach, buchen Termine und erinnern dich, während du die Gespräche führst, die dich brauchen.
Ein paar Zahlen, jede Woche.
Ohne Zahlen merkst du einen Umsatzeinbruch erst am Kontostand. Eine Handvoll Zahlen, jede Woche zur selben Zeit angeschaut, macht aus einem Bauchgefühl etwas, das du verbessern kannst, und etwas, mit dem ein Agent arbeiten kann.
An einem Nachmittag starten
- Drei Zahlen wählenNeue Anfragen, Anteil, der zu Kunden wird, und Umsatz pro Kanal. Vorerst nichts anderes.
- Zahlen aus dem System holenSind Daten und Prozess an einem Ort, zählen sich diese Zahlen von selbst. Zählst du per Hand, geh eine Ebene zurück.
- Jeden Montag anschauenGleiche Zeit, gleicher Ort, zehn Minuten. Eine Zeile notieren: was sich verändert hat und warum du das glaubst.
- Eine Sache pro Monat testenEin neuer Kanal, eine schnellere Antwort, ein anderes Angebot. Behalte, was die Zahlen bewegt, lass den Rest.
Gut genug heißt
Du kennst die Anfragen vom letzten Monat, ohne zu zählen, deine Abschlussquote und den Kanal mit dem meisten Umsatz im letzten Jahr.
Was KI dann übernehmen kann
Wochenberichte, die sich selbst schreiben, Warnungen, wenn etwas einbricht, und eine klare Antwort darauf, wo der nächste Euro hingehört.
Dann wird daraus ein Kreislauf.
Stehen die drei Ebenen, laufen Vertrieb und Marketing als ein Kreislauf: testen, messen, lernen, automatisieren. Genau diese GTM-Maschine baue ich mit kleinen Unternehmen. Wenn du dir ein zweites Paar Augen für deine schwächste Ebene wünschst, buch einen kostenlosen Check-up.